CASE STUDY

KIKO Milano

Una meravigliosa trasformazione della supply chain

Introduzione

“Be what you want” è l’invito che KIKO Milano rivolge ai suoi clienti. E per renderlo possibile ha rivoluzionato il sistema di pianificazione e replenishment dei propri negozi insieme a ToolsGroup.

Risultati

Aumento dell'accuratezza del forecast considerando anche stagionalità di prodotti e negozi Migliore gestione delle promozioni e dei lanci di prodotto Maggiore produttività dei pianificatori grazie alla gestione per eccezioni

KIKO Milano: il cliente al centro

Un assortimento estremamente ampio e diversificato, un’offerta veloce e colorata, una linea di make-up e di trattamenti viso e corpo sicuri e di alta qualità sono i tratti distintivi della proposta di KIKO Milano, il marchio italiano di cosmetica fondato nel 1997. La crescita vertiginosa vissuta dall’azienda ha portato con sé alcune complessità gestionali e la necessità di trovare un nuovo slancio competitivo all’interno di un mercato in continua evoluzione. Con l’ingresso del nuovo CEO, nel luglio del 2017, prende il via un programma di rinnovamento che ha riguardato in modo sinergico e integrato le Operations e ha avuto importanti ripercussioni sull’assetto logistico e sulle procedure di forecasting e replenishment.

 

KIKO ha avviato la collaborazione con ToolsGroup nel 2013, e ha inaugurato una nuova stagione della partnership quando il baricentro del nuovo modello di replenishment si è spostato con l’obiettivo di soddisfare in modo più efficace la domanda del mercato e gettare le fondamenta per la futura crescita dell’azienda. “Siamo riusciti ad aumentare la disponibilità dei prodotti a negozio migliorando il livello di servizio con performance allineate ai valori, estremamente competitivi, della GDO”, spiega Gianmarco Mangili, Planning Director di KIKO Milano. “L’allineamento dei nostri processi di pianificazione della supply chain con gli obiettivi di servizio verso il cliente e commerciali ci permette di rispondere in maniera flessibile e dinamica ai bisogni del consumatore e di tenere il ritmo delle promozioni”.

 

 

Complessità di pianificazione nel mondo della cosmetica retail

Il nuovo processo per la supply chain ha dovuto fare i conti con diverse complessità, a partire da quelle imposte dal layout dei negozi, dotati di espositori con slot monoreferenza che non possono e non devono mai essere vuoti. “Il prodotto a display è meno di un safety stock: compito della supply chain è di garantire a punto vendita la presenza di un certo numero di prodotti per tutte le categorie preservando il minimo espositivo” spiega Mangili. Un compito che è reso estremamente complesso dal grande numero di referenze gestite (circa 1.500 SKU), composte sia da prodotti baseline continuativi, rinnovati a ritmo serrato, che da nuovi prodotti legati a collezioni stagionali, eventi speciali, collezioni capsule a vita brevissima.

 

Anche nel caso dei prodotti che godono di un alto tasso di fedeltà da parte del consumatore, l’andamento delle vendite è fortemente influenzato dalle promozioni che si susseguono nell’arco dell’anno e hanno un impatto differente sui singoli negozi, oltre che dalla stagionalità e dalle condizioni metereologiche, dalla moda, dalla sensazione del momento. “Nella cosmetica, sono molte le ragioni che possono spostare in modo sensibile il comportamento del cliente, in modo spesso difficilmente prevedibile. I sistemi precedenti non erano in grado di affrontare queste complessità” sottolinea Mangili “con SO99+ siamo oggi in grado di gestire le promozioni e i lanci di prodotto in modo più puntuale e preciso”.

 

Il driver di tutte le nostre azioni è l’intenzione di offrire ai nostri clienti il miglior servizio possibile” – Gianmarco Mangili, Planning Director KIKO Milano

 

Prevedere con il Machine Learning

KIKO utilizza Service Optimizer 99+ (SO99+) di ToolsGroup sia per la definizione del piano di acquisto di magazzino, sia per il replenishment degli store. Questo software per la pianificazione automatica della supply chain è in grado di elaborare un’efficace previsione della domanda combinando la tecnologia machine learning, un modello di pianificazione probabilistico e l’automazione. Nel motore di machine learning di ToolsGroup è incorporata una tecnologia “deep learning” che permette ai modelli di “apprendere” dai dati esistenti e identificare in maniera accurata i trend della domanda futura. Sfrutta la conoscenza, l’esperienza e l’abilità dei pianificatori in maniera altamente efficiente ed efficace, lavorando come un assistente intelligente che li aiuta a eseguire il loro lavoro in maniera più proficua. La soluzione di ToolsGroup genera una logica chiara che può adattarsi in maniera dinamica e allinearsi facilmente con le diverse politiche e le procedure aziendali.

Una risposta rapida ai trend di domanda

La reingegnerizzazione delle procedure di replenishment è stata complementare e contestuale alla riorganizzazione della supply chain, oggi affidata a un unico interlocutore che si occupa della gestione del magazzino centrale e della distribuzione negli oltre 900 negozi nel mondo. La programmazione integrata delle attività prevede che il lancio degli ordini a magazzino avvenga due volte a settimana: il lunedì per assicurare l’arrivo della merce in negozio il giovedì successivo, e il giovedì per l’arrivo il martedì successivo. Come riesce KIKO a intercettare correttamente i trend di consumo in ciascun negozio? Ogni lunedì mattina viene eseguito il processo di analisi delle vendite e di pianificazione del riassortimento, che genera l’emissione degli ordini per punto vendita. Questa programmazione permette di intercettare rapidamente i trend di consumo. ”Grazie alla stretta integrazione tra le funzioni, possiamo assicurare in tempi brevissimi la disponibilità dei prodotti aumentando le probabilità di soddisfare la domanda in tempo per affrontare i picchi di vendita del weekend.” afferma Mangili.

 

Nella cosmetica, sono molte le ragioni che possono spostare in modo sensibile il comportamento del cliente, in modo spesso difficilmente prevedibile. I sistemi precedenti non erano in grado di affrontare queste complessità”, sottolinea Mangili. “Con SO99+ siamo oggi in grado di gestire le promozioni e i lanci di prodotto in modo più puntuale e preciso.”

 

Un forecast puntale SKU/Store

In precedenza il modello di replenishment era piuttosto basico. Oggi, grazie a SO99+ il forecast in KIKO è molto più accurato ed è definito con dettaglio giornaliero per ciascuna referenza in ogni singolo store, considerando la stagionalità non solo del prodotto ma anche del negozio. Il replenishment, ossia la definizione dei quantitativi da inviare ai punti vendita, viene calcolato sulla base del forecast, dello stock in store, del livello di copertura previsto da KIKO per ciascun negozio in base al livello di servizio desiderato, con un arrotondamento che tiene conto delle unità minime di movimentazione dei prodotti a magazzino.

 

Lavorare per eccezioni

I nuovi processi di forecasting & replenishment in KIKO hanno dato vita a un flusso estremamente sincronizzato e teso: per fare in modo che l’ordinato sia in consegna entro giovedì, i piani di replenishment, calcolati il lunedì mattina vanno validati entro le ore 12.00 del lunedi stesso. Come fare per raggiungere questo obiettivo? Il team di pianificatori di KIKO ottimizza il processo di approvazione ordini lavorando per eccezioni, attraverso un processo automatizzato che prevede la mappatura di un totale di 8 KPI che consentono la valutazione e la validazione rapida del piano di replenishment. I KPI tengono conto della combinazione di diverse criticità – per esempio una grande variazione del forecast nella settimana di riferimento rispetto alla precedente, valori anomali dello stock a negozio, la segnalazione di un errore di previsione anomalo – e, in caso di semaforo rosso su uno di essi, il piano entra in un flusso di validazione che prevede la verifica manuale da parte del team per capire cosa sia successo e che tipo di azione intraprendere. “Il sistema permette una vera gestione per eccezioni del processo di replenishment, e ci ha permesso di ottenere una percentuale di prevalidazioni corrette estremamente soddisfacente, impattando positivamente sull’organizzazione del lavoro del team dedicato”, spiega Mangili.

 

SO99+ ha superato con successo anche la difficile prova del cambio di ERP con il passaggio a SAP, e oggi è pronto ad affrontare nuove sfide. “Stiamo lavorando per affinare e automatizzare il forecast dei prodotti nuovi stagionali e di quelli a vita brevissima, e migliorare la gestione delle promozioni che, per KIKO, sono la chiave per migliorare il livello di servizio.”

 

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