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Melitta

Un mejor S&OP permite forecasts más precisos y promociones más eficientes

Introducción

El grupo Melitta se fundó en 1908 cuando Melitta Bentz recibió la patente de su invento: el primer filtro de café de papel. Desde entonces, esta empresa familiar no ha parado de innovar: el primer café molido envasado al vacío en Alemania, la primera cafetera de filtro, papeles para sándwiches, papel de aluminio… Todos estos productos sentaron las bases del éxito mundial de la compañía. Hoy en día, Melitta es un grupo empresarial que emplea a más de 5.600 personas en 59 sedes y 22 mercados alrededor del mundo, con unos ingresos de 1,6 billones de euros en 2019.

Resultados

Estandarizar y centralizar el proceso de planificación colaborativa Integrar la planificación estratégica y las operaciones tácticas (budget, plan de ventas y previsión de la demanda) Gestionar promociones de forma más eficiente Aumentar la base de usuarios activos, incluidos los usuarios de departamentos comerciales en varios países. Aumento de la precisión del forecast estadístico en un 3,2% (KPI: WMAPE) en los primeros seis meses, tras la puesta en marcha del piloto en Francia

Sectores

Bienes de consumo

Soluciones

Demand Planning

Retos

Melitta Sales Europe (MSE), la división de Melitta Europe responsable de la venta de todos los productos de gran consumo de Melitta en EMEA, tenía 14 oficinas de ventas diferentes, que usaban diferentes procesos de planificación y previsión para las más de 6.700 SKUs de su portfolio. Estas representaban una amplia gama de productos de marcas patentadas como Melitta, Swirl, Toppits, Albal y Handy Bag y servían a nueve centros de distribución de productos acabados. En los headquarters de MSE, ubicados en Minden, el equipo de supply chain de la compañía quería adoptar una forma más eficiente de optimizar los procesos y utilizar los recursos disponibles de una manera más sostenible. Para hacerlo, Melitta Sales Europe se propuso remodelar el proceso existente, involucrando a las diferentes partes interesadas y mejorándolo con la tecnología adecuada para lograr un proceso S&OP de vanguardia.

“La tecnología con la que contábamos no podía respaldar nuestro proceso S&OP”, explica Pascal Lamy, Director de Finanzas, Controlling, Supply Chain y IT en Melitta Sales Europe. Y es que, hasta el momento, las diferentes filiales habían utilizado una solución propia para la planificación de la demanda. Para ser más eficiente, MSE buscó una herramienta especialista con experiencia y dominio en planificación de demanda y procesos S&OP para, así, poder respaldar mejor el aumento de SKUs de su portfolio y las promociones de sus productos.

MSE buscó una herramienta avanzada de S&OP que pudiera integrar a los diferentes key accounts y al departamento de finanzas, gestionar eficientemente las promociones, respaldar la segmentación de la demanda y permitir una planificación flexible. La herramienta también debía respaldar el proceso de planificación colaborativa deseado por MSE, donde los forecasts de demanda estadísticos creados de forma centralizada se enriquecían con información adicional de los equipos locales (planificadores, responsables comerciales y otros partners externos). Por último, Melitta quería un sistema fácil de usar, con flujos de trabajo configurables y la posibilidad de detectar automáticamente las excepciones de la demanda.

Tras el proceso de evaluación en el que MSE examinó ocho soluciones, la empresa eligió el software de ToolsGroup: Service Optimizer 99+ (SO99+).

SO99+ combina analítica avanzada y forecasts probabilísticos, en un único modelo de datos unificado que cubre la planificación estratégica, táctica y operativa. Su funcionalidad web Demand Collaboration Hub (DCH) hace, además, que los resultados del sistema sean accesibles para diferentes usuarios involucrados en el proceso S&OP. Por ejemplo, dentro de un flujo de trabajo, diferentes perfiles de una región o de la central pueden ajustar el forecast y enriquecerlo con su conocimiento específico del mercado. Otros roles como los Key accounts pueden modificar la demanda o informar de las promociones planificadas.

 

Finalmente elegimos SO99+ de ToolsGroup debido a su combinación única de alta automatización, algoritmos avanzados de Machine Learning y sus capacidades de colaboración de demanda”, dijo Benjamin Schulz, líder del proyecto en Melitta. “Otras ventajas fueron las excelentes calificaciones de ToolsGroup en informes de analistas como el cuadrante mágico de Gartner y el increíble espíritu que el equipo ha demostrado en los procesos de preventa y de POC”.

 

Solución

El “viaje” de Melitta con ToolsGroup comenzó en octubre de 2018 con la modelización de los requisitos de negocio y de planificación para un primer piloto que se ejecutó en Francia. El proyecto se gestionó de forma centralizada en los headquarters de MSE y, basándose en el proceso S&OP existente, involucró a varios responsables locales: key account managers, planificadores regionales y global demand planners de la central.

El equipo de ToolsGroup apoyó a Melitta durante la modelización de requerimientos, el proceso de implementación y la integración del sistema ERP (ya que Melitta utiliza SAP en todo EMEA).

Tras el piloto en Francia, MSE implementó SO99+ en sus filiales nórdicas y en la región de DACH, donde se gestiona la mayor parte de las operaciones europeas. Actualmente, alrededor de 50 usuarios (tanto de la central como de las filiales) están utilizando el software de ToolsGroup. En los próximos meses, se prevé que también se implante en Polonia, Bélgica, Países Bajos, España, República Checa y Reino Unido. La compañía también hará accesible el sistema a los distribuidores que están en los países de EMEA donde MSE no opera directamente.

“Poder visualizar el forecast de demanda en diferentes niveles de agregación y en diferentes dimensiones como volumen y valor sin ningún esfuerzo era algo que deseábamos con muchas ganas”, dijo Jan Bertram – Central Demand Planner. “Poder modificarlo en cualquier dimensión determinada con unos pocos clics es realmente emocionante”.

Actualmente, Francia, los países nórdicos, la región de DACH y la sede central de MSE en Minden están utilizando DCH para realizar un proceso mensual de planificación de la demanda colaborativa. Los planificadores regionales enriquecen el plan de demanda con información regional (como puede ser información sobre el mercado local e informaciones sobre promociones) y el equipo central la recopila. MSE gestiona los modelos estadísticos de forma centralizada y está a cargo de SO99+.

En un proceso típico de S&OP regional, la plataforma DCH de ToolsGroup se utiliza para recopilar toda la información sobre futuras promociones. Incluso si una promoción está dedicada a una única cuenta (por ejemplo, una gran cadena de supermercados), la información se comparte para garantizar que todos estén preparados para actuar si es necesario. En ventanas de tiempo claramente definidas, la información local se envía para su aprobación. El planificador regional utiliza la información para realizar cambios en los forecasts, gestionar la demanda excepcional o controlar las promociones. El director regional de key accounts y el country manager analizan el budget, revisan las ventas y validan el procedimiento. El último paso en este workflow es una reunión global mensual de demanda en la que participan el demand planner de MSE junto con sus colegas de supply chain que utilizan información compartida. Estos, a su vez, incluyen a proveedores internos como las marcas Melitta mencionadas anteriormente que pueden ajustar su producción y niveles de inventario en consecuencia.

Beneficios

Aunque todavía está en sus primeras fases de implementación, el feedback de los diferentes equipos que utilizan SO99+ son abrumadoramente positivos. Los usuarios de todas las regiones han destacado la facilidad de uso de DCH, la claridad del diseño de la interfaz de usuario y, lo que es más importante, los conocimientos que se pueden obtener a través de SO99+. Los equipos de ventas valoran la integración de la previsión de demanda y el budget, lo que proporciona una visibilidad mucho mayor del proceso de forecast que antes.

En general, SO99+ da soporte al proceso S&OP de Melitta, lo que le ha permitido a la compañía:

  • Estandarizar y centralizar el proceso de planificación colaborativa
  • Integrar la planificación estratégica y las operaciones tácticas (budget, plan de ventas
    y previsión de la demanda)
  • Gestionar promociones de forma más eficiente
  • Aumentar la base de usuarios activos, incluidos los usuarios de departamentos comerciales en varios países.
  • Aumento de la precisión del forecast estadístico en un 3,2% (KPI: WMAPE) en los primeros seis meses, tras la puesta en marcha del piloto en Francia

“Gracias a ToolsGroup hemos podido estandarizar y centralizar todo el proceso de S&OP de manera mucho más eficiente y con muchos más usuarios que antes”, explica Ibrahim Cebban, Supply Chain Manager Europa. “La combinación de un sistema líder con potentes algoritmos más una interfaz web fácil de usar para colaborar con nuestros equipos comerciales europeos desbloquea todo el potencial para estar totalmente impulsados por la demanda”.

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