En teoría, todos sabemos cómo funciona la planificación de la supply chain.
Te aseguras de que la oferta cubra la demanda teniendo en cuenta multitud de factores: la demanda del mercado, las fuerzas internas y externas y tu propia capacidad para gestionar el caos.
Pero si la vida fuera tan sencilla, la termodinámica se resumiría en «ay, el fuego quema».
Por desgracia, la planificación de la capacidad tiene sus limitaciones.
¿Cuánto material tienes disponible?
¿Cuánta mano de obra tienes para convertir ese material en producto?
¿Cuánto tiempo llevará?
¿Cuándo tienes que enviarlo todo?
Estas preguntas, y muchas otras, se combinan en presiones sobre la supply chain que hay que gestionar en perfecta armonía para alcanzar el objetivo de demanda.
Es feng shui bajo presión.
O, como lo llaman los planificadores del suministro, «planificación de la capacidad».
¿Qué es la planificación de la capacidad?
En su nivel más básico, la planificación de la capacidad es la forma de determinar la capacidad de producción que necesitarás para cubrir la demanda del mercado.
Como ninguna organización tiene una capacidad de producción ilimitada, gran parte de esta planificación consiste en gestionar y asignar recursos: cuánto necesitarás, cuándo lo necesitarás y cómo lo entregarás.
Programar la producción, pedir materiales, utilizar recursos, sortear cuellos de botella e identificar oportunidades de mejorar la eficiencia: la planificación de la capacidad implica muchas piezas en movimiento.
Y, como en un puzle, estas piezas deben encajar a la perfección para que la organización pueda cubrir la demanda prevista en un plazo determinado, ya sean semanas, meses o incluso años.
El objetivo de la planificación de la capacidad es sacar el máximo partido a tu capacidad productiva, reduciendo costes y maximizando el beneficio.
No puedes producir una cantidad infinita de bienes ni almacenar una cantidad infinita de materiales. Estas son las limitaciones de las que hablábamos antes.
Tipos de planificación de la capacidad
Los tres tipos de planificación de la capacidad corresponden a los tres grandes recursos cuyas limitaciones debes gestionar.
Un plan de capacidad ideal significa tener justo lo necesario de cada recurso para cubrir tus requisitos de demanda: todo lo que lo supere es un recurso desperdiciado.
Piensa en El precio justo: intentas acercarte lo máximo posible al objetivo sin pasarte.
1. Planificación de la capacidad de producto
¿Tengo suficiente producto?Aquí el objetivo es sencillo: asegurarte de que tu organización tiene suficiente producto (o las materias primas necesarias para fabricarlo) para cubrir la demanda de los clientes.
Por ejemplo, imagina que tienes una pizzería.
La planificación de la capacidad de producto sería la forma de asegurarte de que tienes suficiente queso, salsa y masa para preparar todas las pizzas que piden los clientes cada día.
Cuanto mejor planifiques, menos ventas perderás («¡Nos hemos quedado sin salsa!») y menos desperdicio generarás («¡Se ha estropeado el queso!»).
2. Planificación de la capacidad de plantilla
¿Tengo la combinación adecuada de empleados?
Igual que la planificación de la capacidad de producto gestiona el producto, aquí gestionas personas.
El objetivo es similar: asegurarte de que tienes suficientes trabajadores, y del perfil adecuado, para cubrir la demanda.
Volviendo al ejemplo de la pizzería: necesitas personas que tomen los pedidos, preparen las pizzas y luego las repartan.
Usar la capacidad de forma eficiente significa tener en todo momento justo los trabajadores necesarios de cada tipo, para que todos estén ocupados y no haya tiempos muertos, como repartidores esperando pizzas porque ese día faltan cocineros.
3. Planificación de la capacidad de equipos
¿Tengo suficiente equipamiento y lo estoy aprovechando bien?
La planificación de la capacidad de equipos se centra en el equipamiento físico que necesitas para completar el proceso de producción.
Siguiendo con el ejemplo de la pizzería, hablaríamos de los hornos y los vehículos de reparto. Un plan ideal de capacidad de equipos mantiene todos los hornos en uso constante sacando pizzas, mientras cada vehículo de reparto está en la carretera entregando todo lo posible. ¿Tienes un horno sin cocinar o un vehículo parado en el aparcamiento? ¡Eso es capacidad desperdiciada y (posiblemente) una venta perdida!Extra: capacidad de producción
¿Cuál es la cantidad máxima que puedo producir con la máxima eficiencia?Sí, dijimos que eran tres, pero la capacidad de producción es una métrica importante que conviene tener en cuenta de forma global en tu plan de capacidad.
Refleja la producción máxima que puedes alcanzar en un momento dado, suponiendo la máxima eficiencia en las capacidades de producto, plantilla y equipos.
Si no es suficiente, tu organización debe buscar oportunidades para escalar el negocio y obtener capacidad adicional en las tres áreas. Aquí es donde entra en juego la planificación de la producción (y el software de planificación de la producción). Con la capacidad de producción como métrica clave, puedes impulsar mejoras de procesos centradas en aumentar la eficiencia y la precisión, mientras orquestas el proceso de producción de principio a fin.Planificación de la capacidad frente a planificación de recursos
Mucha gente tiende a confundir la planificación de la capacidad con la planificación de recursos. Aunque están muy relacionadas (ambas buscan aprovechar al máximo los recursos disponibles y maximizar la eficiencia), la planificación de recursos sería el enfoque micro y la planificación de la capacidad, el macro.Mientras que la planificación de la capacidad garantiza que tienes los recursos que necesitas, la planificación de recursos coordina cómo vas a utilizarlos exactamente.
Volvamos una vez más al ejemplo de la pizzería.La planificación de la capacidad garantiza que tienes todas las materias primas para hacer la pizza, todo el equipamiento para cocinarla y repartirla y todas las personas necesarias para cocinar y repartir.
La planificación de recursos consiste en asignar esos recursos de la forma más eficaz posible. No querrías a un repartidor manejando el horno, igual que no querrías los puestos de cocina llenos de salsa de tomate pero sin un solo trozo de queso.Beneficios de la planificación de la capacidad
En última instancia, la planificación de la capacidad es un ejercicio de gestión estratégica de los recursos.La parte estratégica es clave: si lo haces bien, tu supply chain estará mejor preparada para cubrir la demanda prevista. Los beneficios hablan por sí solos: menos ventas perdidas por roturas de stock, mejor servicio al cliente, más ingresos y un negocio que escala con más eficacia.
Reduce las roturas de stock
Hay dos palabras que ninguna empresa quiere oír: pérdida de clientes.
Sin embargo, es la realidad de muchas empresas que, por una mala planificación de la capacidad, no logran un suministro suficiente para cubrir la demanda, lo que provoca roturas de stock.
Y esta pérdida de clientes no siempre se limita a una venta perdida. Según Harvard Business Review, cuando los clientes no encuentran el producto que quieren en el momento en que lo quieren, no solo buscan un producto alternativo. En algunos casos, buscan otra tienda.Si observamos las tendencias del retail de este año, es una preocupación que comparten muchas empresas mientras intentan gestionar la escasez en la supply chain (y el motivo por el que tantas recurren a un software de planificación para retail).”
Volvamos una vez más al ejemplo de la pizzería. Imagina que entra un cliente y pide una pizza de pepperoni. Por desgracia, se te ha acabado el pepperoni. Si el cliente quiere esa pizza sí o sí, simplemente irá a otro restaurante. Es solo una venta perdida, pero ahora corres el riesgo de que ese otro local se quede también con sus compras futuras. Basta una mala experiencia de compra para que cualquiera busque algo mejor, y recuperar a un cliente cuesta mucho más que conservarlo.Con una buena planificación de la capacidad, optimizando tus procesos de pedido para que respondan a la demanda específica de tu tienda, reducirás el riesgo de roturas de stock, retendrás más negocio y tendrás muchos más clientes satisfechos.
Mejor servicio al cliente
Los clientes satisfechos son clave para la supervivencia a largo plazo de cualquier organización.En la planificación de la supply chain, la capacidad de satisfacer a los clientes ofreciendo el producto adecuado, en el lugar adecuado y en el momento adecuado se suele denominar nivel de servicio.
El objetivo de toda organización es vender lo máximo posible a tantos clientes como sea financieramente viable. En planificación de la capacidad, eso significa maximizar el número de clientes satisfechos sin someter a tu supply chain a una presión excesiva. Dejemos la pizzería y hablemos de tecnología. En concreto, de smartphones.En teoría, los fabricantes podrían producir un número infinito de los modelos más nuevos para que todo el que quiera uno pueda tenerlo.
Pero correrían el riesgo de sobreproducir y quedarse con inventario sobrante.
Además de que esos teléfonos podrían no venderse nunca, el exceso de inventario genera costes tanto literales como figurados. En sentido literal, el espacio donde se almacenan los teléfonos sin vender tiene un coste. En sentido figurado, hay un coste de oportunidad: ese espacio en el lineal muestra teléfonos que nadie quiere en lugar de otros productos con más demanda y más potencial de ingresos.Una planificación de la capacidad eficaz te ofrece lo mejor de ambos mundos: al producir con precisión según la demanda prevista, maximizas el número de clientes satisfechos y minimizas los costes.
Más eficiencia y menos costes
Uno de los principios básicos de la planificación de la capacidad es sacar el máximo partido a cada recurso disponible. Sin embargo, no es tan sencillo como parece: identificar ineficiencias en cómo, dónde y cuándo se usan tus recursos suele ser complicado, porque los cuellos de botella aparecen cuando menos te lo esperas. Volvamos a la pizzería (otra vez). Imagina que, como propietario, abres ocho horas al día. Sin embargo, al analizar cuánto tiempo pasan tus repartidores fuera haciendo entregas, ves que los miércoles muchos se quedan horas sin hacer nada. Analizas esta ineficiencia y descubres que el miércoles es el día con menos pedidos de la semana: se preparan menos pizzas y, por tanto, hacen falta menos repartos.La solución (reducir la plantilla ese día o reasignar esos repartidores a los días en que necesitas más) te permite recortar costes, asignar mejor los recursos donde más rinden y, sobre todo, no afecta a tu nivel de servicio. En otras palabras: ¡una planificación de la capacidad eficaz!
Estrategias de planificación de la capacidad
Al diseñar el plan de tu negocio, normalmente puedes elegir entre tres estrategias de planificación de la capacidad. Cada una depende de lo agresiva que quieras que sea tu estrategia y del riesgo que estés dispuesto a asumir.Estrategia de anticipación (lead)
Es el enfoque más agresivo de planificación de la capacidad: la estrategia de anticipación se centra en invertir por adelantado para maximizar tu capacidad ante una previsión de demanda alta.
Esto puede incluir ampliar la plantilla o sumar nuevas fuentes de producción: cualquier medida que permita llevar al mercado la mayor cantidad de producto de forma inmediata.
Piensa en las empresas que intentan aprovechar una tendencia de moda: quieren maximizar las ventas rápidamente y adelantarse a los competidores que sufren roturas de stock. Si lo consiguen, obtienen una gran ventaja, sobre todo cuando la demanda alcanza su punto máximo. Eso sí, este nivel de agresividad puede salir muy caro. Si la demanda se queda por debajo de lo previsto, estas empresas pueden acabar con grandes excedentes de inventario y, en consecuencia, con elevados costes de almacenamiento.Peloton es un gran ejemplo de cómo esta estrategia puede funcionar en ambos sentidos: un fuerte impulso inicial la convirtió en la marca de referencia en equipos de fitness conectados para el hogar, pero la sobreproducción agresiva la ha dejado con mucho stock sobrante en un segmento de mercado saturado.
Estrategia de retraso (lag)
Si la estrategia de anticipación equivale a un elefante en una cacharrería, la estrategia de retraso sería el comprador prudente que solo mira escaparates.
Como su nombre indica, consiste en ampliar la capacidad solo cuando tienes la certeza de que la demanda existe y exige más recursos y producción. Es ultraconservadora y reactiva: dejas que el mercado decida cuándo y cómo aumentas la capacidad, mientras tu negocio sigue funcionando a su ritmo.En definitiva, es una estrategia de bajo riesgo, pero también puede ofrecer un bajo rendimiento.
Es muy poco probable que tengas que asumir costes adicionales por almacenar stock y exceso de inventario.
Sin embargo, podrías sufrir escasez y roturas de stock si la demanda aumenta y tus niveles de inventario no pueden cubrirla.
¿Y si de repente llega un gran pico de demanda inesperado? Tendrás que ir a remolque de tus competidores más agresivos.
Estrategia de ajuste a la demanda (match)
Si la anticipación es demasiado agresiva y el retraso demasiado conservador, la estrategia de ajuste a la demanda encuentra el término medio.En lugar de anticiparse a picos repentinos de demanda o esperar con cautela a ver las tendencias del mercado para adaptarse, esta estrategia aumenta la capacidad de forma progresiva según la demanda del mercado.
En el fondo es compleja: no quieres crecer demasiado rápido y producir más de lo que pide la demanda, pero tampoco quieres ir demasiado lento y quedarte atrás frente a la competencia. Esta estrategia es, en definitiva, un delicado ejercicio de equilibrio que exige a la empresa una vigilancia constante para no desviarse demasiado en una u otra dirección.Estrategia de adaptación
Aunque la anticipación, el retraso y el ajuste son las tres estrategias tradicionales de planificación de la capacidad, existe una cuarta, la estrategia de adaptación, que ha cobrado fuerza con el auge del software de planificación de la demanda.En este caso, anticipas la demanda de forma similar a la estrategia de anticipación. Sin embargo, en lugar de intentar «ser más listo» que el mercado, aumentas la capacidad en función de la demanda real y de las previsiones de ventas.
Se basa por completo en los datos y, en la mayoría de los casos, supera a las tres estrategias anteriores cuando se analiza a escala macro.
Para aplicar esta estrategia con eficacia, la empresa necesita herramientas de planificación de la capacidad capaces de ofrecer previsiones precisas.
El proceso de planificación de la capacidad
El proceso de planificación de la capacidad consta de ocho pasos comúnmente aceptados:
Paso 1: estima las necesidades de capacidad futuras
El proceso de planificación de la capacidad empieza por analizar tus necesidades de producción actuales en relación con los cambios del mercado.
Esto se cumple sea cual sea tu sector o la estrategia de planificación de la capacidad que hayas elegido.
Lo que cambia, según tu estrategia, es en qué momento del proceso realizas esta estimación.
Normalmente, las empresas que siguen una estrategia de anticipación amplían su capacidad pronto para cubrir la demanda.
En cambio, con la estrategia de retraso se espera a que la demanda se materialice antes de empezar esta estimación.
Las estrategias de ajuste y de adaptación la realizan en distintos momentos estratégicos: de forma periódica en el primer caso, o mediante una previsión de la demanda basada en datos y en constante actualización en el segundo.
Paso 2: evalúa la capacidad actual
Una vez que hayas determinado la capacidad necesaria para cubrir la demanda futura, es momento de evaluar si tu capacidad de producción actual está preparada para responder a ella.
Es un análisis en varios niveles, centrado en responder tres preguntas clave:
- ¿Cuál es la capacidad máxima de producción de mi empresa?
- ¿Cubre las necesidades de la demanda actual?
- ¿Ya estoy produciendo a máxima capacidad?
Pregunta uno: ¿cuál es mi capacidad máxima?
La primera pregunta es posiblemente la más complicada: trabajando con la máxima eficiencia, ¿qué pueden producir tus distintos factores de capacidad? Estos factores se dividen en las siguientes áreas:
- Factores de instalaciones (número de centros de producción, ubicación estratégica, etc.)
- Factores de producto y servicio (calidad y consistencia del propio producto)
- Factores de proceso (eficiencia de tus equipos)
- Factores humanos (eficiencia de tus trabajadores)
- Factores de políticas (cómo está estructurada tu empresa y cómo impulsa la eficiencia)
- Factores operativos (eficiencia de tu calendario de producción actual, de tus procesos de pedidos, etc.)
- Factores de supply chain (eficiencia de tus distribuidores, cómo te comunicas con ellos, cómo superar la escasez en la supply chain, etc.) Factores externos (cualquier influencia exterior, como fenómenos meteorológicos extremos, que pueda afectar a la calidad y al rendimiento generales)
Si cada factor funciona a su máxima eficiencia, has alcanzado en la práctica la capacidad máxima.
Sin embargo, medirlo es distinto en cada organización y suele exigir mediciones rigurosas a lo largo de todo el proceso productivo para evaluar bien cada factor.
Pregunta dos: ¿mi capacidad cubre la demanda actual?
En cambio, la segunda pregunta (si la capacidad cubre la demanda actual) es bastante sencilla.
Comparada con la capacidad que exige el mercado, ¿la iguala o la supera? En un plan de capacidad ideal, ambas cifras deben estar lo más cerca posible.
De nuevo, es como en El precio justo, salvo que pasarte un euro no te hace perder un coche.
Pregunta tres: ¿mi empresa produce a su capacidad máxima?
La tercera pregunta es probablemente la más importante a la hora de planificar los pasos restantes del proceso de planificación de la capacidad.
Si algún factor no funciona a su máxima eficiencia, es un cuello de botella para tu capacidad productiva, y tendrás que resolverlo.
Paso 3: identifica soluciones
Con tus respuestas del paso dos, ya sabes qué problema (o problemas) debe resolver tu proceso de planificación de la capacidad:
Problema 1: produces a capacidad máxima, pero no satisfaces la demanda
Problema 2: produces a capacidad máxima, y esta supera la demanda
Problema 3: no produces a capacidad máxima por culpa de cuellos de botella
La respuesta al primer problema es sencilla: aumenta tu capacidad.
Esto implica incorporar más trabajadores, materiales o herramientas al proceso productivo y alinearlos con todos los factores de capacidad para lograr una ganancia neta de capacidad global.
El segundo problema también tiene una respuesta sencilla: produces demasiado. Por tanto, reduce capacidad, idealmente de forma que tu organización ahorre el máximo de tiempo, recursos y dinero.
El tercer problema, por desgracia, no es sencillo.
Con los cuellos de botella, el problema siempre está en algún punto del proceso productivo.
A veces se identifican rápido, como los casos que ya vimos de repartidores de pizza sin pedidos que entregar.
Estrategias como la optimización de la programación de la producción resultan útiles aquí, porque te ayudan a sacar el máximo partido a la capacidad disponible (y son una parte clave de la planificación de la producción)
Otras veces, sin embargo, estos problemas llevan mucho más tiempo, por ejemplo si tienes máquinas que producen más rápido que otras y acaban provocando retrasos y paradas en la cadena de producción.
En estos casos, se trata de evaluar el problema, identificar el valor de resolverlo y decidir si seguir adelante. Que es justo nuestro siguiente paso.
Paso 4: evalúa las soluciones viables
Ya has identificado el problema que debe resolver tu proceso de planificación de la capacidad. ¡Perfecto!
Nueva pregunta: ¿puedes permitirte resolverlo? ¿Y compensaría la ganancia neta los costes?
Lo cierto es que muchas empresas conviven con una planificación de la capacidad ineficiente, aun sabiendo exactamente dónde están las ineficiencias, porque resolverlas no compensa el coste.
El ejemplo del paso tres, sustituir máquinas que rinden poco, lo ilustra perfectamente.
Si una máquina empieza a provocar cuellos de botella, pero estos solo reducen la capacidad máxima un 0,001%, lo más probable es que no gastes demasiado en arreglarla, sobre todo con un ROI mínimo.
Pero si esos cuellos de botella reducen de repente la capacidad máxima un 10%… quizá debas empezar a buscar sustitutos.
También puede haber varias soluciones: en lugar de sustituir una máquina, quizá sea posible repararla.
En situaciones así, puedes usar este paso para evaluar cada solución por sus propios méritos.
Paso 5: selecciona e implanta la solución
Una vez elegida la solución, una planificación de la capacidad eficaz exige ponerla en marcha cuanto antes.
Esto supone elaborar un plan de acción, fijar un calendario, definir tu hoja de ruta (o plan de acción paso a paso) y asegurarte de que cubre las necesidades de capacidad identificadas en el paso uno.
Si tu solución implica resolver un cuello de botella importante, como una máquina grande, cara y averiada, tendrás que asegurarte de contar con los recursos necesarios, incluidos tiempo y dinero, al ejecutar tu hoja de ruta.
Paso 6: supervisa los resultados
Enhorabuena: has completado el proceso de planificación de la capacidad. Has identificado qué cambios hacen falta, has evaluado tu preparación para afrontarlos, has encontrado formas de mejorar tu capacidad y has implantado esos cambios.
¡Perfecto! Ahora toca medir y evaluar los resultados.
Siempre hay margen de mejora, sobre todo porque la tecnología y la demanda de los consumidores siguen evolucionando. Las necesidades de la empresa también cambiarán a medida que crezca.
Por eso, una planificación de la capacidad eficiente requiere supervisión y ajuste continuos.
Vídeo sobre planificación de la capacidad
Lo sabemos: la planificación de la capacidad no es fácil, y hay muchos elementos que intervienen en maximizar la capacidad de tus recursos, sea cual sea tu sector.
El siguiente vídeo resume lo que hemos visto: qué es la planificación de la capacidad, sus ventajas, sus elementos y los pasos para implantar el proceso.
Consejos y buenas prácticas de planificación de la capacidad
La planificación de la capacidad es un proceso amplio, esencial para ganar eficiencia y maximizar las oportunidades de ingresos.
Dada su complejidad, aquí tienes algunos consejos y buenas prácticas adicionales para sacar el máximo partido a tus procesos de planificación de la capacidad:
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Prioriza los proyectos.
No puedes resolverlo todo a la vez. Al decidir dónde centrar tus esfuerzos de planificación de la capacidad, identifica los proyectos más importantes para tu negocio. ¿Cuál ofrece mayor ROI? ¿Hay victorias rápidas, en las que un esfuerzo mínimo genere beneficios a corto plazo? -
Comunica con regularidad.
La planificación de la capacidad no es tarea de una sola persona. Mantén informados a todos los grupos de interés clave, desde la dirección hasta los responsables de producción, en cada paso. Lo mismo vale para la comunicación con proveedores externos y socios de la supply chain. -
Espera lo mejor; prepárate para lo peor.
La idea del «optimismo prudente» es especialmente relevante en la planificación de la capacidad. Al predecir la demanda, es casi imposible acertar el 100% de las veces. Anticípate: ¿qué harás si acabas con demasiada capacidad? ¿Y con muy poca? ¿Cómo puedes reajustarte? -
Recuerda que la planificación de la capacidad es un proceso continuo.
La planificación de la capacidad es un proceso complejo y exhaustivo, pero crucial. Contar con herramientas diseñadas para llevarla a cabo de forma eficiente y eficaz equivale a optimizar tu recurso más importante: tu tiempo.
Aunque el proceso puede ser difícil, los resultados compensan la inversión. No te desanimes: un enfoque continuo de «medir y ajustar» implica que los mayores beneficios pueden tardar en llegar. Maximiza tu tiempo, y tus resultados, con software de planificación de la capacidad.
