CUSTOMER STORY

KIKO Milano

La transformación de una cadena de suministro "beauty

Introducción

“Be what you want” es el reclamo de KIKO Milano a sus clientes. Para hacerlo posible, la compañía se asoció con ToolsGroup para revolucionar su sistema de planificación y de reabastecimiento.

Resultados

Mejora del forecast accuracy, incluyendo la estacionalidad de productos y tiendas Gestión precisa de las promociones y de los lanzamientos de productos Mayor productividad del equipo de planificación, gracias a la automatización en la gestión de las excepciones

KIKO Milano: Una nueva era centrada en el cliente

Un surtido extremadamente amplio y diversificado, ofertas coloridas y un maquillaje de alta calidad, así como tratamientos faciales y corporales son algunas de las características distintivas de la marca italiana de cosméticos KIKO Milano, fundada en 1997. El dramático crecimiento de la compañía aumentó la complejidad de su gestión y la necesidad de encontrar una nueva ventaja competitiva dentro del mercado de cosméticos, que se encuentra siempre en constante evolución. Con la llegada de un nuevo CEO en julio de 2017, se inició un programa con cambios significativos en los procesos de forecast y replenishment de la compañía. ¿Quieres descubrir su historia?

 

KIKO es cliente de ToolsGroup desde 2013. A pesar de ello, este partnership tomó un rumbo nuevo al decidir KIKO cambiar su modelo de reaprovisionamiento para, así, responder mejor a las demandas del mercado y sentar las bases para el futuro crecimiento de la compañía. “Fuimos capaces de aumentar la disponibilidad de los productos en las tiendas mejorando nuestro nivel de servicio para competir con el comercio minorista de gran escala”, explica Gianmarco Mangili, Director de Planificación de KIKO Milano. “Alinear nuestros procesos de planificación con el servicio al cliente y los objetivos comerciales nos ayudó a responder de forma más dinámica a las preferencias de los consumidores y a mejorar el ritmo de las promociones”.

 

Complejidad de la planificación del “beauty” retail

El proceso de transformación de la supply chain de KIKO tuvo que afrontar varios retos, empezando por la propia disposición de las tiendas, que están equipadas con estantes y expositores que nunca pueden estar vacíos. “El producto expuesto no es considerado como stock de seguridad: la tarea de la cadena de suministro es garantizar, en el punto de venta, la disponibilidad de productos para todas las categorías, preservando el mínimo de existencias al mismo tiempo”, explica Mangili. Esta tarea se hace extremadamente compleja por el gran número de productos que KIKO ofrece en sus tiendas: alrededor de 1.500 SKUs. Entre ellos se incluyen productos básicos renovados a un ritmo muy rápido, nuevas colecciones de temporada, eventos especiales y colecciones “flash” de muy corta duración.

 

Incluso en el caso de productos con un alto índice de fidelidad, las ventas están fuertemente influenciadas por las promociones introducidas continuamente a lo largo del año. Cada promoción tiene un impacto diferente en las distintas tiendas, y está influida por la estacionalidad, el clima y las inconstantes tendencias de la moda. “En el mundo de los cosméticos hay muchos factores que influyen en el comportamiento del cliente que son difíciles de predecir”, explica Mangili. “Nuestros sistemas anteriores no eran capaces de hacer frente a estas complejidades; con SO99+ somos capaces de gestionar con precisión las promociones y los eventos comerciales”.

 

Proporcionar a nuestros clientes el mejor servicio posible es el motor de todo lo que hacemos.” – Gianmarco Mangili, Director de Planificación de KIKO Milano

 

Previsión de la demanda con Machine Learning

KIKO utiliza el software de ToolsGroup SO99+ para la definición del plan de compras del almacén y para los procesos de replenishment en el punto de venta. Nuestro software de automatización de la planificación de la cadena de suministro genera una previsión de la demanda mucho más fiable que otras herramientas, ya que combina la automatización de las técnicas Machine Learning con la previsión probabilística. Nuestras capacidades de Machine Learning permiten que los modelos “aprendan” a partir de los datos existentes e identifiquen con precisión las tendencias de la demanda futura. De esta manera, se potencia el conocimiento y las habilidades de los planificadores, que pasan a disponer de un “asistente inteligente” que les ayuda a realizar su trabajo de forma más eficiente y rentable. La solución de ToolsGroup genera una lógica clara que puede adaptarse y alinearse fácilmente con las políticas y los procedimientos de la empresa.

Respuesta rápida a las tendencias comerciales

La reestructuración de los procedimientos de reaprovisionamiento fue complementaria a la reorganización de la logística de KIKO, que ahora se ha confiado a un único socio, que gestiona el almacén central y la distribución a más de 900 tiendas alrededor del mundo. La planificación integrada de estas actividades requiere hacer pedidos dos veces por semana: el lunes para asegurar la llegada de los productos en la tienda el jueves, y el jueves para la llegada al martes siguiente. ¿Cómo predice KIKO con precisión las tendencias de consumo en cada tienda? Cada lunes por la mañana se analizan las ventas y los procesos de reaprovisionamiento, generando propuestas para los pedidos de cada tienda. Esto permite a KIKO identificar rápidamente las tendencias de consumo. “Gracias a la integración entre las diferentes funciones, podemos asegurar la disponibilidad de los productos en plazos muy cortos, aumentando las posibilidades de satisfacer la demanda a tiempo para los picos de ventas del fin de semana siguiente”, dice Mangili.

 

En el mundo de los cosméticos hay muchos factores que influyen en el comportamiento del cliente que son difíciles de predecir. Nuestros sistemas anteriores no eran capaces de hacer frente a estas complejidades; con SO99+ somos capaces de gestionar con precisión las promociones y los eventos comerciales”. – Gianmarco Mangili, Director de Planificación de KIKO Milano

 

Una previsión precisa a nivel SKU/tienda

Con el anterior modelo de reaprovisionamento que utilizaba KIKO, la capacidad de previsión era muy pobre. Hoy en día, gracias al uso de SO99+, la precisión de las previsiones de KIKO ha mejorado mucho y apunta incluso a las ventas diarias de artículos individuales en cada tienda, considerando la estacionalidad no sólo del producto sino también de la tienda. La reposición – las cantidades que se enviarán a los puntos de venta – se calcula en base a la previsión, el stock en tienda y el nivel de cobertura definido por KIKO para cada tienda, en base al nivel de servicio previsto, con un redondeo para tener en cuenta las unidades mínimas de manipulación de productos en stock.

 

Trabajar por excepción ahorra tiempo del planificador

Los nuevos procesos de previsión y reposición en KIKO han creado un flujo de trabajo extremadamente sincronizado y tenso: para asegurar que los pedidos se entreguen antes del jueves, los planes de reabastecimiento calculados el lunes por la mañana deben ser validados antes del mediodía del mismo día. ¿Cómo se consigue esto? El equipo de planificación de KIKO optimiza el proceso de aprobación de pedidos trabajando por excepción a través de un proceso automatizado que mapea un total de ocho KPIs y permite una rápida evaluación y validación del plan de reabastecimiento. Los KPIs tienen en cuenta cuestiones críticas como los cambios significativos en el forecast, los valores anómalos de los stocks por tienda o el informe de un error anómalo de forecast. En caso de que se produzca una “luz roja” en uno de ellos, el plan entra en un flujo de validación que implica la verificación manual por parte del equipo para comprender qué ha ocurrido y las medidas que deben adoptarse. “El sistema permite una verdadera gestión de excepciones del proceso de reposición y proporciona un excelente porcentaje de validaciones previas correctas, lo que repercute positivamente en la organización y la calidad de la labor del equipo dedicado”, explica Mangili.

 

SO99+ también ha superado con éxito el difícil cambio de ERP a SAP y ahora está listo para afrontar nuevos retos. “Estamos trabajando para perfeccionar y automatizar la previsión de nuevos productos estacionales y de muy corta duración, y mejorar la gestión de las promociones que, para KIKO, son la clave para seguir mejorando nuestro nivel de servicio”.

 

 

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