Historia de cliente
Multi-National Coffee Bar Company
Empresa multinacional de cafeterías: automatización del aprovisionamiento para cafeterías no atendidas
Los datos de ventas en tiempo real de esta empresa no se utilizaban para el aprovisionamiento. Al no contar con ningún sistema, el equipo dependía de estimaciones manuales basadas en hojas de cálculo.
Resultados de un vistazo
Los datos de ventas en tiempo real de esta empresa no se utilizaban para el aprovisionamiento. Al no contar con ningún sistema, el equipo dependía de estimaciones manuales basadas en hojas de cálculo.
Stock en campo
Reducción del 20% en el stock en campo mantenido en los sitios de los socios
Entregas rechazadas
50% menos entregas rechazadas por los socios
Costes logísticos
Reducción del 30% en los costes operativos logísticos anuales, con un ahorro asociado de 70 toneladas (métricas) de CO2 al año
Net Promoter Score
Crecimiento del 10% en el Net Promoter Score
Proyecto y objetivos
Tras un éxito inicial en 2011 con unos cientos de cafeterías autogestionadas, la empresa concibió planes ambiciosos para crecer, en menos de cinco años, a miles de estaciones de tren, tiendas de conveniencia y otros emplazamientos más, con una demanda creciente de café de alta calidad para llevar. Para sostener su modelo de reparto de ingresos, la empresa necesitaba visibilidad y control sobre su supply chain, así como un aprovisionamiento de stock preciso a nivel de línea de pedido.
Las cafeterías no atendidas utilizaban telemetría integrada que proporcionaba informes en tiempo real sobre el rendimiento de las máquinas y las ventas de bebidas. Sin embargo, los datos de ventas en tiempo real no se utilizaban para el aprovisionamiento. Al no contar con ningún sistema para consolidar y analizar esos datos, el equipo dependía de estimaciones manuales basadas en hojas de cálculo, a partir del stock actual y las ventas medias de tazas. Un «Brand Guardian» daba soporte a 800 estaciones, lo que incluía formar a los socios, reaprovisionar el stock y asesorar sobre cómo maximizar las ventas y mejorar la experiencia del café. Pero este enfoque no podía escalar al ritmo del negocio. De hecho, la empresa estaba sumando socios mucho más rápido de lo previsto, y quería asegurarse de que el crecimiento siguiera siendo rentable.
El equipo de la empresa de café evaluó a varios proveedores de software de planificación de supply chain y eligió ToolsGroup. Al final, optaron por la versión SaaS alojada del software para acelerar la implementación y obtener los beneficios más rápidamente.
Mientras los consultores de ToolsGroup trabajaban en el diseño del sistema y el análisis de datos, la empresa inició una transformación importante de su supply chain, incorporando un nuevo socio logístico/de almacenamiento, un nuevo sistema de TI y un nuevo proceso de compra de stock directamente a los proveedores. Al mismo tiempo, las estaciones de café de la empresa crecieron un 25%.
A pesar de estos diversos retos, la implementación se puso en marcha en seis meses. Según el responsable de supply chain de la empresa: «La flexibilidad de los consultores de ToolsGroup durante todo este cambio fue de primer nivel. El modelo original que desarrollaron tuvo que adaptarse varias veces durante la implementación, pero no se inmutaron: simplemente siguieron adelante».
Día a día
Antes de implementar el software de ToolsGroup, la empresa solía estimar cuánto stock suministrar a cada emplazamiento al final de cada mes, utilizando las cifras proporcionadas por los socios. Ahora pueden comparar los datos de ventas reales con los niveles de inventario declarados en los emplazamientos, lo que ofrece una visibilidad y un control mucho mejores.
La solución de ToolsGroup utiliza los datos de ventas reales proporcionados por las estaciones de café no atendidas para prever la demanda, optimizar el inventario y generar propuestas de aprovisionamiento para las operaciones de distribución y compras. Esto permite a la empresa gestionar de forma óptima el suministro de ingredientes desde el almacén central hasta varios miles de emplazamientos.
El responsable de supply chain comentó: «En algunos países en los que estamos entrando, estamos legalmente obligados a hacer declaraciones de fin de mes, así que nuestro nuevo nivel de precisión en la previsión resulta extremadamente útil».
Beneficios
La implementación se puso en marcha en solo seis meses y, tras solo seis meses en funcionamiento:
- Reducción del 20% en el stock en campo mantenido en los sitios de los socios
- 50% menos entregas rechazadas por los socios
- Reducción del 30% en los costes operativos logísticos anuales
- Ahorro anual de 70 toneladas (métricas) de CO2
- Crecimiento del 10% en el Net Promoter Score
La visibilidad y el control del stock que se suministra a cada emplazamiento se basan ahora en comparar los datos de ventas reales con los niveles de inventario declarados en los emplazamientos. La solución de ToolsGroup utiliza los datos de ventas reales proporcionados por las estaciones de café no atendidas para prever la demanda, optimizar el inventario y generar propuestas de aprovisionamiento para las operaciones de distribución y compras.
El software gestiona ahora gran parte del análisis detallado de datos y del aprovisionamiento de inventario, por lo que el puesto de Brand Guardian ahora se llama «Brand Excellence Advisors», cuyo único objetivo hoy es ayudar a los socios a vender y ofrecer una gran experiencia al cliente.
Resumen de la empresa
Una de las marcas de cafeterías de más rápido crecimiento en Europa ofrece a aeropuertos y estaciones de tren, hospitales y universidades, tiendas de conveniencia y mucho más la oportunidad de beneficiarse de la creciente demanda de café de alta calidad para llevar. La empresa proporciona a sus socios máquinas de café autónomas y un aprovisionamiento regular de café y suministros.
