Historia de cliente
Melitta
Un mejor S&OP mejora la previsión y la gestión de promociones
Melitta necesitaba una solución que respaldara su proceso de planificación de ventas y operaciones (S&OP) para lograr una gestión más eficiente y una mayor precisión de la previsión estadística.
Resultados de un vistazo
Melitta necesitaba una solución que respaldara su proceso de planificación de ventas y operaciones (S&OP) para lograr una gestión más eficiente y una mayor precisión de la previsión estadística.
Planificación colaborativa
Estandarizó y centralizó el proceso de planificación colaborativa
Planificación integrada
Integró la planificación estratégica y las operaciones tácticas (presupuesto, plan de ventas y previsión de la demanda)
Gestión de promociones
Gestiona las promociones de forma más eficiente
Adopción por parte de los usuarios
Hace crecer de forma continua la base de usuarios activos, incluidos los de los departamentos comerciales de varios países
Precisión de la previsión
Aumentó la precisión de la previsión estadística un 3.2% (KPI: WMAPE) en los primeros seis meses tras el proyecto piloto en Francia
Retos
Melitta Sales Europe (MSE), la división de Melitta Europe responsable de la venta de todos los productos de consumo en EMEA, tenía 14 delegaciones de ventas locales que usaban procesos de planificación y previsión distintos para sus más de 6,700 SKU. Estos representaban una amplia gama de productos de marcas propias como Melitta, Swirl, Toppits, Albal y Handy Bag, y abastecían a nueve centros de distribución de producto terminado. En la sede de MSE en Minden, el equipo de supply chain quería encontrar una forma más eficiente de agilizar los procesos y usar los recursos de la empresa de forma más sostenible. Para ello, MSE se propuso remodelar el proceso existente, implicando a las partes interesadas y reforzándolo con la tecnología adecuada para lograr un proceso de planificación de ventas y operaciones (S&OP) de última generación.
"Nuestra tecnología existente no podía dar soporte a nuestros esfuerzos de S&OP", explicó Pascal Lamy, Director Financiero, de Control de Gestión, Supply Chain y TI en Melitta Sales Europe. Las distintas delegaciones usaban principalmente una solución desarrollada internamente para la planificación de la demanda. Para ser más eficiente, MSE buscaba una herramienta especializada con conocimiento del ámbito de la planificación de la demanda y el S&OP que pudiera dar mejor soporte a su proliferación de SKU y a las frecuentes promociones de producto.
MSE buscaba una herramienta avanzada de S&OP que integrara las perspectivas de cuentas clave y financiera, permitiera una gestión eficiente de las promociones, apoyara la segmentación de la demanda y habilitara una jerarquía de planificación flexible. La herramienta debía dar soporte al proceso de planificación colaborativa que MSE buscaba: las previsiones estadísticas de demanda creadas de forma centralizada se enriquecen con información adicional de los especialistas locales en demanda, los representantes de ventas regionales y los socios externos. La herramienta también debía ser fácil de usar, con flujos de trabajo configurables y la capacidad de detectar automáticamente excepciones o valores atípicos en la demanda.
Tras un proceso de evaluación en el que MSE evaluó ocho soluciones de sistemas, la empresa eligió la solución de ToolsGroup.
La solución de ToolsGroup combina analítica avanzada con probability forecasting y optimización en un único modelo de datos unificado que abarca la planificación estratégica, táctica y operativa. Su Demand Collaboration Hub (DCH), basado en la web, hace que la optimización sea accesible para la amplia comunidad de partes interesadas implicadas en el proceso de S&OP. Por ejemplo, dentro de un flujo de trabajo de auditoría, varias partes interesadas de la región y de la sede central pueden ajustar la previsión base de demanda aplicando su conocimiento específico del mercado. Los responsables de cuentas clave pueden añadir cantidades de demanda mensuales o promociones previstas.
Solución de ToolsGroup
El recorrido de Melitta con ToolsGroup comenzó en octubre de 2018 con un proyecto de modelización de requisitos de negocio y planificación para un primer piloto que se ejecutaría en Francia. El proyecto se gestionó de forma centralizada desde la sede de MSE y, partiendo del proceso de S&OP ya existente, implicó a las principales partes interesadas sobre el terreno en cada región. Entre ellas se encontraban los gestores de cuentas clave, los especialistas locales en demanda, el director de cuentas clave, el country manager y también los planificadores de demanda globales de la sede de MSE.
El equipo de ToolsGroup dio soporte a Melitta durante la modelización de requisitos de negocio, el proceso de implementación y la integración con el sistema ERP. Melitta usa un ERP SAP alojado de forma centralizada en toda la región EMEA.
Tras el éxito del proyecto piloto de S&OP en Francia, MSE implantó la solución de ToolsGroup en sus filiales nórdicas y en la región DACH, su mayor operación europea. Actualmente, unos 50 usuarios de las distintas regiones y de la sede central usan la herramienta. Entre las próximas implantaciones previstas se incluyen Polonia, Bélgica, los Países Bajos, España, República Checa y el Reino Unido. También se implantará el sistema entre sus distribuidores en los países de EMEA donde MSE no opera directamente.
"Poder mostrar la previsión de demanda en distintas agregaciones y dimensiones, como volumen y valor, sin ningún esfuerzo, era un avance que esperábamos desde hacía tiempo", explicó Jan Bertram, planificador de demanda central. "Poder modificarla en cualquier dimensión con un par de clics es realmente interesante."
Actualmente, Francia, los países nórdicos, la región DACH y la sede de MSE en Minden usan el DCH para gestionar un proceso mensual de planificación colaborativa de la demanda. Los planificadores de demanda locales enriquecen el plan de demanda con información regional, como inteligencia de mercado local y aportaciones sobre promociones, que después se consolida dentro de MSE. MSE gestiona de forma centralizada los modelos estadísticos de la solución de ToolsGroup.
En un flujo de trabajo típico de S&OP a nivel de cuenta clave regional, los asistentes usan el DCH de ToolsGroup para introducir toda la información sobre las próximas promociones. Aunque una promoción esté solo en fase de conversación con una cuenta clave (por ejemplo, una gran cadena de supermercados), la información se comparte para asegurarse de que todo el mundo esté preparado y pueda actuar si es necesario. Dentro de plazos de tiempo claramente definidos, las aportaciones de las cuentas clave regionales pasan por un flujo de trabajo de aprobación. El especialista local en demanda usa esas aportaciones para modificar sus previsiones, gestionar excepciones de demanda o auditar las promociones. El director regional de gestión de cuentas clave y el country manager realizan un análisis de desviación de presupuesto, hacen seguimiento del rendimiento de la actividad de ventas o dan su visto bueno al procedimiento. El último paso del flujo de trabajo es la reunión mensual de demanda global, en la que participan el planificador de demanda global de la sede de MSE junto con todos los socios verticales relevantes de la supply chain que se benefician de la información compartida. Entre ellos se incluyen proveedores internos, como las marcas de Melitta mencionadas anteriormente, que pueden así ajustar su producción e inventario en consecuencia.
Al final elegimos la solución de ToolsGroup por su combinación única de alta automatización, algoritmos avanzados de machine learning y sus capacidades de colaboración en la demanda. Otras ventajas fueron las excelentes valoraciones de ToolsGroup en informes de analistas como el Gartner Magic Quadrant y el magnífico espíritu que el equipo mostró durante el proceso de preventa y la POC.
Beneficios
Aunque todavía está en sus primeras fases, los comentarios de los distintos equipos que usan la solución de ToolsGroup son abrumadoramente positivos. Los usuarios de las distintas regiones destacan la facilidad de uso del DCH, la claridad del diseño de la interfaz y, lo más importante, el conocimiento que se puede obtener de ella. Los equipos de cuentas clave y de ventas valoran la integración de la previsión de demanda y el presupuesto, que ofrece mucha más visibilidad del proceso de previsión que antes.
En general, la solución de ToolsGroup apoya los esfuerzos de S&OP de MSE de una forma que antes no era posible, permitiendo a la empresa:
- Estandarizar y centralizar el proceso de planificación colaborativa
- Integrar la planificación estratégica y las operaciones tácticas (presupuesto, plan de ventas y previsión de la demanda)
- Gestionar las promociones de forma más eficiente
- Hacer crecer de forma continua la base de usuarios activos, incluidos los de los departamentos comerciales de varios países
- Aumentar la precisión de la previsión estadística un 3.2% (KPI: WMAPE) en los primeros seis meses tras el proyecto piloto en Francia
"Gracias a ToolsGroup hemos podido estandarizar y centralizar todo el proceso de S&OP de forma mucho más eficiente y con muchos más usuarios que antes", explica Ibrahim Cebban, director de supply chain para Europa. "La combinación de un componente de sistema líder con algoritmos potentes, junto con una interfaz web fácil de usar para colaborar con nuestros equipos comerciales europeos, desbloquea todo el potencial para estar totalmente orientados a la demanda."
El Grupo Melitta se fundó en 1908, cuando Melitta Bentz recibió la patente de su invento, el primer filtro de papel para cafeteras de goteo del mundo. Desde entonces, esta empresa familiar no ha dejado de innovar: el primer café molido envasado al vacío en Alemania, la primera cafetera de filtro, el papel para bocadillos y el papel de aluminio como envoltorio doméstico. Todos estos productos sentaron las bases del éxito global de la compañía. Hoy, Melitta es un grupo de empresas que emplea a más de 5600 personas en 59 ubicaciones y 22 mercados de todo el mundo, y generó una facturación de 1,6 miles de millones de euros en 2019.
